Kiambatisho Na. 162.4.9
MKUTANO WA 262 WA BARAZA
Mwongozo wa Uratibu wa Taarifa za Wahitimu
Na
Dondoo/Suala
Hatua ya Kuchukua
1.
Utangulizi
Moja ya kazi kuu na ya msingi katika ofisi ya Jumuiya ya Wahitimu (Convocation) ni kutunza taarifa za wahitimu na kuweza kuzitumia kwa mawasiliano mbalimbali ya uendelezaji Chuo. Hata hivyo kumekuwa na changamoto ya upatikanaji na ubora wa taarifa za wahitimu hapa Chuoni licha ya kuwepo kwa mifumo mbalimbali ya kuhifadhi taarifa.
CKD kina mifumo miwili ya kanzi data ambayo ina uwezo wa kutumika kutunza na kuratibu taarifa za wahitimu kwa ufanisi zaidi. Mifumo hii ni mfumo wa usajili wa taarifa za kitaaluma (ARIS) na mfumo wa kidijitali wa wahitimu (Alumni portal).
Kuzingatia
2.
Mapungufu
Ijapokuwa kuna uwepo wa mifumo hii, bado kuna mapungufu ya uhifadhi na usimamizi wa taarifa za wahitimu kama yanavyoainishwa.
Kukosekana kwa muingiliano/uoanishaji kati ya mifumo hii miwili, kukosekana kwa uwekaji wa taarifa za wahitimu katika namna inayofaa kwa matumizi ya Kurugenzi inayohusika na wahitimu (DICA) na kukosekana kwa mwongozo wa uratibu na usimamizi wa taarifa za wahitimu.
Kuzingatia, Kujadili na Kushauri
3.
Mwongozo
Kutokana na mapungufu tajwa hapo juu, Kurugenzi ya Umataifishaji, Jumuiya ya Wahitimu na Uendelezi inaleta pendekezo la mwongozo wa uratibu wa taarifa za wahitimu kwa kutumia mifumo miwili ya taarifa kama ilivyotajwa hapo juu. Pendekezo hili limeainisha utaratibu wa upatikanaji, utumiaji, na utunzaji wa taarifa za Wahitimu
Malengo ya mwongozo huu ni kuwezesha uratibu wa upatikanaji na utunzaji wa taarifa, usimamizi wa ubora wa takwimu za wahitimu na uoanishaji wa mifumo ya taarifa za wahitimu (ARIS na Alumni portal).
Kujadili na Kuidhinisha
4.
Mwongozo wa uratibu
Kurugenzi inayohusika na wahitimu (DICA) kupata taarifa muhimu za wahitimu moja kwa moja kutoka kwenye mfumo wa ARIS. Taarifa hizi ni Majina kamili, kozi aliyosoma, tarehe ya kuzaliwa, namba ya simu na barua pepe
DICA kuingiza taarifa za wahitimu zilizopatikana kutoka mfumo wa ARIS kwenda kwenye mfumo wa kidigitali wa wahitimu.
Kujadili na Kuidhinisha
Kiambatisho Na. 162.4.9
DICA kuendelea kuhuisha taarifa za wahitimu baada ya kumaliza masomo kwenye mfumo wa wahitimu wa kidigitali. Taarifa hizi zinajumuisha mahali wanapoishi, Taasisi wanazotumikia, kazi/ajira, uzoefu nk.
5.
Uratibu na Usimamizi wa taarifa za wahitimu
Kurugenzi inayohusika na wahitimu (DICA) ndiyo itakuwa msimamizi wa taarifa za wahitimu kwa niaba ya CKD.
Taarifa za wahitimu zitahifadhiwa na kutumika tu kwa ajili shughuli za kiofisi za wahitimu (alumni and convocation) na hazitatolewa kwa aidha mtu binafsi au Taasisi za nje ya chuo.
DICA itatoa na kushirikisha taarifa za wahitimu kwa Ndaki, Shule Kuu, Kurugenzi na Idara za CKD ili kuwa na mawasiliano na wahitimu kwa utaratibu ulio bora na ufanisi kwa ajili ya maendeleo ya CKD.
Taarifa zaidi zinapatikana kwenye Kiambatisho Na. 262.4.9.1
Kujadili na Kuidhinisha
Baraza la Chuo linaombwa kupokea, kujadili na kuidhinisha mwongozo huu.

SEE the ATTAMENT Below